کی و چطور پلمپ دفاترتجاری را انجام دهیم؟!

یکی از مهمترین سوالات مهم افراد بعد از ثبت شرکت تجاری این هست که : کی و چطور پلمپ دفاتر تجاری را انجام دهیم؟
تمامی شرکت های تجاری می بایست قبل از پایان سال و برای سال مالی بعد خود در خصوص پلمپ دفاتر تجاری خود اقدام کنند.
مطابق ماده 6 قانون تجارت “هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظام نامه قائم‌ مقام این دفاتر قرار می‌ دهد داشته باشد.”همچنین در مواد 7 الی 10 قانون تجارت نیز تعریف انواع دفاتر آمده است.

تعریف انوع دفاتر تجاری

دفتر کل :
طبق ماده ٨ قانون تجارت دفتر کل دفتری است که در آن انواع و اقسام معاملات از یکدیگر تفکیک شده و هر نوعی در صفحه مخصوص به خود ثبت می شود . تاجر هر هفته یک بار از روی دفتر روزنامه، دفتر کل را تتظیم می کند.
دفتر دارایی:
در ماده ۹ قانون تجارت آمده است “دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال، صورت جامعی از تمام دارایی‌های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال‌های گذشته را تفکیک‌شده و کامل و به ترتیب در آن دفتر ثبت و امضا کند و تا 15 فروردین سال بعد باید انجام شود.”این دفتر در واقع برای تشخص مقدار سود و ضرر شخص و اینکه چه مالی به او اضافه یا کم شده است. در صورتی که شخص حقوقی باشد و شرکت آن فعالیت داشته باشد، باید دفاتر به اداره دارایی تحویل داده شود؛ در غیر این صورت مشمول جرائم مالیاتی است.
دفتر کپیه :
مطابق ماده 10 قانون تجارت “دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات مخابرات و صورت حساب های صادره و وارده خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید ، تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوص ضبط کند” می توان دفتر کپیه درواقع بایگانی تاجر است که البته امروزه دیگر بدین صورت مورد استفاده نیست و دفتر اندیکاتور ( نامه نما ) جایگزین آن شده است.

ضمانت اجرای عدم نگهداری از دفاتر تجاری

1- ضمانت اجرای کیفری: اگر شخص نتواند به درستی از دفاتر خود نگهداری کند، به مجازات ورشکستگی به تقصیر از 6 ماه تا 2 سال حبس محکوم می‌شود
2- 2- ضمانت اجرای مدنی: در صورت عدم نگهداری صحیح دفاتر، شخص ثالث می‌تواند جبران خسارتی که به او وارد شده است را درخواست کند.

ماده ۱۴ قانون تجارت نیز در رابطه با سندیت دفاتر تجاری عنوان میکند که :
دفاتر تجاری و سایر دفاتری که تجار برای امور تجارتی خود به ‌کار می‌برند، در صورتی‌ که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشند، بین تجار در امور تجارتی سندیت خواهند داشت؛ در غیر این ‌صورت فقط علیه صاحب آن معتبر خواهند بود.
مراحل اخذ و پلمپ دفاتر قانونی
همانطور که میدانیم مثل سایر امور ثبتی تقریبا کلیه اقدامات مربوط به اخذ دفاتر نیز به صورت اینترنتی و از طریق سامانه انجام می شود و نیازی به مراجعه حضوری اداره ثبت شرکت ها نیست و متقاضیان می بایست با مراجعه به سامانه اداره ثبت به آدرس
https://irsherkat.ssaa.ir درخواست خود و اظهارنامه پلمپ دفاتر را ثبت نمایند. پس از ورود به سایت اداره ثبت، می بایست از نوار بالای صفحه گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی” و در صفحه مورد نظر مشخصات کامل درخواست کننده که هر یک از اعضای هیت مدیره یا وکیل میتواند باشد را وارد می کنیم.

شروع تاریخ ماه و روز مالی نیز بر اساس اساسنامه قید میشد که در اکثر مواقع ماه 1 و روز هم 1 است.

در بخش دوم مشخصات شخص حقوقی وارد میشود.

بخش سوم مربوط به اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ است.

در بخشهای چهارم و پنجم اعضای هیات مدیره شرکت معرفی و سمتها مشخص می شود.

در قسمت ششم نوع دفاتر انتخاب میشود که هر ساله دو دفتر کل و روزنامه بر اساس نیاز و اطلاعات مالی شخص در تعداد 50، 100 و 200 برگ قابل تهیه است.

نکته قابل توجه در این بخش اینکه دقت داشته باشید گزینه “دفتر خاص” را انتخاب نکنید زیرا در این صورت می بایست متقاضی شخصا به اداره ثبت مرکزی مراجعه نماید و دفاتر را خریداری و تحویل بدهد که موجب تحمل هزینه بیشتر و اتلاف وقت است.
و در نهایت پس از تایید اطلاعات وارد شده در بخش هفتم رسید پذیرش و اظهارنامه برای چاپ در اختیار متقاضی قرار می گیرد.

اضهارنامه چاپ شده توسط متقاضی امضاء میشود و به همراه کپی کارت ملی و کپی آخرین روزنامه تغیرات یا اگر تازه تاسیس است روزنامه تاسیس و اگر شخص حقیقی بود تصویر پروانه کسب و یا مجوز فعالیت از طریق باجه های پست تایین شده به اداره پست مربوطه ارسال میشود و پس از تایید مدارک از طرف کارشناس در سامانه درصورتی که مغایرت و یا هرگونه مشکل در مدارک ارسالی با اطلاعات موجود وجود نداشته باشد، صحت اطلاعات تایید شده و اجازه پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن داده میشود و در ادامه متقاضی مجددا می تواند با مراجعه به سایت وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت نماید.
پس از انجام مراحل ، دفاتر به آدرس ثبت شده شخص در اداره ثبت ارسال میشود.

ضرورت پلمپ دفاتر قانونی

پر واضح است که قانونگذار اهمیت خاصی برای دفاتر قانونی قائل شده و بین تجار دفاتر تجاری سندیت دارند. برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن بعضی از اقلام به تاریخ های بعد تشریفاتی پیش بینی شده است که حتی المقدور تجار نتوانند بعداَ ارقامی را در دفاتر خود وارد کنند.
ماده ۱۱ قانون تجارت مقرر می دارد ” دفاتر مذکور در ماده ۶ به استثناء دفتر کپیه قبل از آنکه در آن چیزی ثبت شده باشد توسط نماینده اداره ثبت امضاء خواهد شد. برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد. در موقع تجدید سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد شد حق امضاء از قرار هر صد صفحه با کسور آن دو ریال و بعلاوه مشمول ماده ۱۳۵ قانون ثبت اسناد است”. لذا، دفاتر روزنامه، کل و دارایی و همچنین هر دفتری که داشتن آن را وزارت دادگستری لازم بداند، باید قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود، به وسیله نمایندگان اداره کل ثبت، مهر و پلمپ شود.”
مهلت پلمپ دفاتر تجاری
جهت اخذ دفاتر پلمپ شده هر سال، باید سال قبل، در واقع پیش از شروع سال مالی جدید؛ اقدام به دریافت دفاتر پلمپ شده نمود. برای مثال برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال 1401 تا پایان اسفند سال 1400 باید اقدام نمود ؛مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر؛ پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت می‏توانند دفاتر جدید اخذ نمایند.
مدت زمان اخذ دفاتر پلمپ همیشه قبل از سال مالی جدید رخ می دهد. یعنی زمانی که سال مالی جدید قرار است برای شرکت ها اتفاق بیفتد بایستی برای ثبت دفاتر پلمپ شرکت اقدام کرد. این شرایط برای تمامی شرکت ها لازم است که برقرار شود تا از مشکلات احتمالی و بروزاختلافات مالی جلوگیری شود.

موسسه آتی تجارت ویرا با ارائه انواع خدمات ثبتی از جمله تنظیم اساسنامه شرکت های تجاری آماده پاسخگویی به سئوالات و ارائه خدمات به شما همراهان عزیزمی باشد.
هم اکنون می توانید از طریق شماره تماس های 02122383200- – 02122383100 – 09398557548 با کارشناسان حقوقی ما در ارتباط باشید.